Eind augustus heeft IBZ een omzendbrief gepubliceerd waarin verbeterpunten aangehaald worden tijdens inspectiebezoeken. De inspectiebezoeken richten zich tot het correct bijhouden van de bevolkingsregisters op het niveau van de gemeente.
Deze omzendbrief beschrijft drie verbeterpunten die naar voor kwamen bij een analyse van de inspectieverslagen gedurende de voorbije 2 jaar:
1) Verplichte kennisgave van de gemeentelijke beslissingen betreffende de bepalingen van de hoofdverblijfplaats:
- Wanneer het gaat om beslissing of administratieve behandeling met individuele strekking;
- Elke weigering tot inschrijving op een door een persoon aangegeven adres als gevolg van een negatief verblijfplaatsonderzoek, via een model 9;
- Bij een ambtshalve inschrijving;
- Bij een ambtshalve afschrijving inschrijving.
2) Kwaliteit van de onderzoeksrapporten van de politie
Het onderzoeksrapport moet gemotiveerd en volledig zijn. De motivatie is zeer belangrijk wanneer de betrokkene(n) een beroep instellen tegen de door de gemeente genomen beslissing.
Het onderzoeksverslag moet nauwkeurig worden ingevuld en moet volgende gegevens bevatten:
- De identiteit van de personen die aangetroffen worden op het adres;
- De vermelding van het oude en het toekomstige adres;
- De datum en het tijdstip waarop de plaatsbezoeken werden uitgevoerd;
- De feitelijke vaststellingen met betrekking tot de bewoning door de personen die op het adres worden aangetroffen, alsook de gezinssamenstelling, waarop de eindconclusie van de politie steunt;
- De positieve of negatieve conclusie van de politie;
- De naam, voornaam, functie/graad en handtekening van de politieagent die het onderzoek heeft gevoerd.
Indien het onderzoek naar de reële verblijfplaats niet voldoende elementen oplevert om een besluit te nemen, moet er bijkomend onderzoek gedaan worden en moet de betrokken persoon eventueel in gebreke gesteld worden met het oog op het aanbrengen van desbetreffende bewijselementen.
De gemeente kan aan watermaatschappijen en/of energieleveranciers vragen om een overzicht te geven van het verbruik op het desbetreffende adres. In geen geval mag een dossier meerdere maanden hangende blijven, tenzij dat gerechtvaardigd is door bijkomende verblijfplaatsonderzoeken. Verder heeft de burger steeds het recht om elk bestuursdocument dat op hem betrekking heeft te raadplegen en er een afschrift van te krijgen.
3) Opvolging en annulering van identiteitskaarten
Een burger mag nooit in het bezit zijn van twee actieve kaarten. Daarom moet steeds de oude kaart teruggeven en vernietigd worden alvorens een burger een nieuwe kaart ontvangt. De omzendbrief somt de gevallen op waarbij de identiteitskaart moet geannuleerd worden en welke annuleringscode er moet gebruikt worden:
- Identiteitskaarten die hun vervaldatum naderen
- Identiteitskaart aangemaakt, maar niet afgehaald in de gemeente
- Identiteitskaart verloren, gestolen of vernield
- Identiteitskaart van een overleden persoon
Vanaf september 2020 zullen de inspecties terug aanvatten, die omwille van de corona-epidemie sinds maart 2020 tijdelijk opgeschort werden.
Hieronder kan u de omzendbrief van IBZ 27/8/2020 raadplegen en kan u een inkijkje nemen in enkele van onze publicaties rond deze thema's.
